Vertraulichkeit im M&A: Warum sie wichtig ist und wie man sie schützt

Im M&A-Bereich ist das, was nicht öffentlich kommuniziert wird, oft ebenso entscheidend wie das, was Schlagzeilen macht. Hinter jeder Transaktion verbirgt sich ein empfindliches Spiel mit Informationen darüber, wer sie besitzt, wann sie geteilt werden und wie sicher sie gehandhabt werden. Vertraulichkeit umfasst mehr als die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Sie bewahrt strategische Vorteile, fördert Vertrauen und schützt den Transaktionswert.

DealDone, ein hybrider Berater und Technologiepartner, weiß um die Bedeutung von Vertraulichkeit in M&A bestens Bescheid. Als M&A-Berater und Anbieter sicherer virtueller Datenräume steht das Unternehmen am Schnittpunkt von Strategie und Technologie. Die Mission von DealDone ist es, Kunden während des gesamten Transaktionsprozesses zu begleiten und gleichzeitig das empfindlichste Gut, die Vertraulichkeit, zu schützen. Und das aus gutem Grund: Laut Forbes kommt es bei fast 40 % aller M&A-Deals zu Verstöße gegen die Vertraulichkeit. Das unterstreicht, wie wichtig es ist, strenge Vertraulichkeitskontrollen mit der richtigen Technologie zu kombinieren.

Wir haben mit Joanna Dmitruk, CEO und Managing Partner bei DealDone, über ihre Sichtweise gesprochen.

Warum Vertraulichkeit mehr ist als ein Kästchen zum Abhaken

Lecks im M&A-Bereich haben weitreichendere Folgen als nur unangenehme Situationen. Sie können Transaktionen destabilisieren, Mitarbeiter verunsichern und Wettbewerber stärken. Verkäufer befürchten eine vorzeitige Offenlegung, da diese den Betrieb stören oder Bewertungen mindern können. Käufer wiederum sorgen sich, öffentlich mit einem Zielunternehmen in Verbindung gebracht zu werden, das sie möglicherweise nicht erwerben, was Reputationsschäden oder Einbußen beim Vertrauen der Investoren nach sich ziehen kann.

Sollten Informationen dennoch durchsickern, schwindet das Vertrauen, und in manchen Fällen scheitert die Transaktion vollständig.

Das größte Vertraulichkeitsrisiko im M&A? Abkürzungen

Die meisten Verstöße stammen nicht von ausgefeilten Hackern. Sie entstehen durch alltägliche Abkürzungen.

Ein Beispiel aus der Praxis, das Joanna Dmitruk erlebte: Ein mittelständischer Verkäufer teilte ein Due-Diligence-Paket über ein gemeinsames Laufwerk mit mehreren Bietern ohne individuelle Benutzerkontrollen. In der Folge leitete ein Bieter versehentlich sensible Kundenpreise an einen Konkurrenten weiter. Das Leck wurde öffentlich, der Prozess kam ins Stocken, die Verhandlungsposition des Verkäufers verschlechterte sich, und der Abschluss verzögerte sich.

Dieses Beispiel verdeutlicht, dass schon kleine Fehler im Umgang mit Dokumenten erhebliche wirtschaftliche Folgen haben können. Es geht nicht nur um einmalige Fehler. Verstöße entstehen häufig durch alltägliche Praktiken wie das Teilen von Dateien per E-Mail oder öffentlichen Links, das Speichern auf unsicheren Laufwerken oder den Einsatz von Consumer-Collaboration-Tools. Manchmal sind es schnelle WhatsApp-Nachrichten oder unverschlüsselte E-Mails. In anderen Fällen führen falsch konfigurierte Berechtigungen in Dokumentenplattformen oder unzureichend kontrollierte Zugänge für externe Anbieter zu Problemen.

In wettbewerbsintensiven Auktionsverfahren steigt das Risiko weiter, denn je mehr Bieter beteiligt sind, desto größer ist die Angriffsfläche.

Joanna betont: „Selbst die sichersten Systeme können durch eine einzelne Prozesslücke zunichtegemacht werden. Vertraulichkeit erfordert ebenso viel Governance wie Verschlüsselung.“

Die Rolle moderner M&A-Berater

Berater sind längst nicht mehr nur Vermittler, sondern Hüter der Prozessintegrität. Sie orchestrieren die Due Diligence, prüfen Gegenparteien, steuern Zeitpunkt und Umfang von Offenlegungen und stellen sicher, dass alle Beteiligten sicher zusammenarbeiten. DealDone verkörpert diesen hybriden Ansatz: Das Unternehmen ist Teil strategischer Berater und Teil Technologiepartner und kombiniert menschliches Urteilsvermögen mit sicheren Tools, um Transaktionen nicht nur effizient, sondern auch geschützt voranzutreiben.

Es liegt im kommerziellen wie auch im moralischen Interesse von M&A-Beratern, Vertraulichkeit zu wahren. Mit der Weiterentwicklung der Rolle wird es zunehmend wichtiger, das richtige Gleichgewicht zu finden zwischen der Minimierung menschlicher Fehler und der Nutzung von Technologie. Joanna erklärt: „Man kann sich nicht allein auf Technologie verlassen, und man kann sich nicht allein auf Menschen verlassen. Es ist das Zusammenspiel aus sicheren Systemen und disziplinierter Governance, das Transaktionen schützt.“

Der menschliche Faktor: Governance und Disziplin

Auf menschlicher Ebene rät Joanna, dass Berater, Administratoren und Rechtsteams sicherstellen müssen, dass nur die richtigen Personen Zugang zu sensiblen Informationen erhalten. Dies beginnt mit einer sorgfältigen Prüfung und strukturierten Einführung von Bietern und Partnern. Gleichzeitig müssen klare Regeln festgelegt werden, wann und in welcher Reihenfolge Offenlegungen erfolgen, um vorzeitige Leaks zu verhindern.

Darüber hinaus reduziert Schulung, sowohl für interne Teams als auch für externe Bieter, das Risiko unachtsamen Verhaltens. Ein aktives Monitoring ermöglicht es, ungewöhnliche Zugriffsmuster frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu Problemen führen. Schließlich schaffen durchdachte NDAs und maßgeschneiderte vertragliche Schutzmechanismen eine unverzichtbare rechtliche Absicherung.

Der technologische Faktor: worauf es ankommt

Auch mit disziplinierten Beratern und gut gesteuerten Prozessen lässt sich menschliches Versagen nie vollständig ausschließen. Genau hier spielt Technologie eine entscheidende Rolle.

Die richtigen Tools sichern Daten nicht nur, sondern strukturieren den Zugriff, überwachen Aktivitäten und erleichtern es Transaktionsteams, sicher zu arbeiten, ohne den Prozess zu verlangsamen. Joanna empfiehlt zertifizierte Sicherheitslösungen auf Enterprise-Niveau, darunter starke Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung sowie die Einhaltung anerkannter Standards wie ISO und SOC. Im Falle von Problemen liefern Audit-Trails Nachweise darüber, wer auf welche Daten zugegriffen oder Änderungen vorgenommen hat.

Darüber hinaus ist ein strenger Zugriff nach dem Prinzip des geringsten Privilegs entscheidend. Nutzer sollen nur die minimal erforderlichen Rechte für ihre Aufgaben erhalten, ergänzt durch zeitlich begrenzte Freigaben oder eingeschränkte Download-Möglichkeiten.

Benutzerfreundlichkeit und Deal-Flow

Ebenso entscheidend ist, dass die Tools benutzerfreundlich sind. Je intuitiver eine sichere Plattform, desto geringer ist die Versuchung, riskante Abkürzungen zu nehmen. Das SECUDO VDR von DealDone wurde mit genau diesem Gleichgewicht entwickelt: robust genug für hochsensible Prozesse, aber gleichzeitig einfach genug, damit Berater und Bieter effizient arbeiten können, ohne unnötige Risiken einzugehen.

Über reine Sicherheit und Compliance hinaus weist Joanna auf einen weiteren Vorteil hin: „Plattformen wie Dealsuite erweitern unseren Zugang zu qualifizierten Investoren und beschleunigen den Matching-Prozess. Das ergänzt den Wert unserer sicheren Transaktionstools. Durch die Kombination ihres kuratierten Netzwerks mit unserem SECUDO VDR können wir den Deal-Flow beschleunigen, ohne die Vertraulichkeit zu gefährden.“

Vertraulichkeit: strategische Notwendigkeit und Wettbewerbsvorteil

Vertraulichkeit im M&A ist nicht nur eine Schutzmaßnahme gegen Risiken. Sie ist eine strategische Notwendigkeit, die Vertrauen aufbaut, Werte schützt und Ergebnisse beeinflusst. Kommt es zu Leaks, können Glaubwürdigkeit und Verhandlungsstärke geschwächt werden. Im schlimmsten Fall scheitert die Transaktion. Doch wenn Vertraulichkeit frühzeitig geplant, von den richtigen Beratern gesteuert und durch sichere Tools unterstützt wird, wird sie zum Wettbewerbsvorteil.

Joanna Dmitruk fasst es wie folgt zusammen: „Vertraulichkeit und sichere Dokumentenverwaltung sind im modernen M&A nicht optional. Sie sind entscheidend für den Werterhalt und die Reputation von Transaktionen. Unternehmen, die robuste Sicherheitstechnologien mit disziplinierten Prozessen und vertrauenswürdigen Beratern kombinieren, reduzieren Risiken und erzielen bessere Ergebnisse.“

Weitere Informationen darüber, wie Sie die Vertraulichkeit in Ihren M&A-Prozessen schützen können, finden Sie auf den Websites von DealDone: www.dealdone.pl und www.secudosolutions.com