Vertrouwelijkheid in M&A: waarom het belangrijk is en hoe u het kunt beschermen

In fusies en overnames (M&A) kan wat níet publiek wordt gezegd net zo belangrijk zijn als wat de krantenkoppen haalt. Achter elke transactie schuilt een zorgvuldig samenspel van informatie: wie ze bezit, wanneer ze wordt gedeeld en hoe veilig dat gebeurt. Vertrouwelijkheid gaat niet alleen over naleving; het gaat om het behouden van onderhandelingskracht, het opbouwen van vertrouwen en uiteindelijk het beschermen van de transactiewaarde.

DealDone, een adviseur en technologiepartner, weet dit als geen ander. Als M&A-adviseur én aanbieder van veilige virtuele datarooms bevindt DealDone zich op het snijvlak van strategie en technologie. Hun missie: helpen het dealproces te doorlopen en tegelijkertijd het meest kwetsbare bezit te beschermen – vertrouwelijkheid. Niet zonder reden: Forbes meldt dat bijna 40% van de M&A-deals last heeft van vertrouwelijkheidsschendingen. Dat onderstreept het belang van strikte controles gecombineerd met de juiste technologie.

Wij spraken met Joanna Dmitruk, CEO en Managing Partner bij DealDone, om haar visie te horen.

Vertrouwelijkheid is meer dan een vinkje zetten

Lekken in M&A zorgen niet alleen voor ongemakkelijke momenten. Ze kunnen deals destabiliseren, medewerkers verontrusten en concurrenten sterker maken. Als verkoper vreest u voortijdige onthullingen omdat die de bedrijfsvoering kunnen verstoren of de waardering kunnen drukken. Als koper maakt u zich zorgen dat u publiekelijk wordt gekoppeld aan een doelwit dat mogelijk niet doorgaat, met reputatie- of investeerdersschade tot gevolg.

En als informatie tóch naar buiten komt? Dan brokkelt vertrouwen af, en soms valt de hele deal uiteen.

Het grootste vertrouwelijkheidsrisico bij fusies en overnames? Shortcuts.

De meeste lekken komen niet van geavanceerde hackers, maar van alledaagse shortcuts.

Een echt voorbeeld dat Joanna Dmitruk tegenkwam: een verkoper in het middensegment deelde een due-diligence-pakket via een gedeelde drive met meerdere bieders, zonder individuele toegangscontroles. Eén bieder stuurde per ongeluk gevoelige klantprijzen door naar een concurrent. Het lek werd publiek, het proces liep vast, de onderhandelingspositie van de verkoper verzwakte en de closing werd uitgesteld.

Dit toont aan dat zelfs kleine fouten bij documentbeheer grote commerciële gevolgen kunnen hebben. En het gaat niet alleen om incidentele fouten: vaak gebeuren lekken door gewone gewoontes zoals bestanden mailen, openbare links delen, opslaan op onbeveiligde schijven of het gebruik van consumententools. Soms zijn het snelle WhatsApp-berichten of ongecodeerde e-mails, andere keren verkeerd ingestelde rechten of leveranciers zonder de juiste toegang.

Bij competitieve veilingen groeit de blootstelling nog verder, omdat meer bieders altijd een grotere aanvalsvector betekenen.

Zoals Joanna zegt: “Zelfs de veiligste systemen kunnen worden ondermijnd door één enkele procesfout. Vertrouwelijkheid gaat net zo goed over governance als over encryptie.”

De rol van de moderne M&A-adviseur

Adviseurs zijn niet langer alleen tussenpersonen; ze zijn bewakers van procesintegriteit. Ze coördineren de due diligence, screenen tegenpartijen, bepalen het moment en de omvang van disclosures en zorgen dat samenwerking veilig verloopt. DealDone staat voor deze hybride aanpak: deels strategisch adviseur, deels technologiepartner. Zo combineren ze menselijk inzicht met veilige tools om transacties soepel én beschermd te laten verlopen.

Het is van belang, zowel commercieel als moreel, dat vertrouwelijkheid wordt beschermd. En naarmate de rol van de adviseur groeit, wordt het cruciaal te weten hoe je dit correct doet: het juiste evenwicht vinden tussen het beperken van menselijke fouten en het inzetten van technologie. Zoals Joanna uitlegt: “Je kunt niet alleen op technologie vertrouwen, en ook niet alleen op mensen. Het is de balans tussen veilige systemen en gedisciplineerde governance die transacties beschermt.”

De menselijke factor: governance en discipline

Joanna raadt aan dat adviseurs, administrators en juridische teams er streng op toezien dat alleen de juiste personen toegang krijgen tot gevoelige informatie. Dat begint bij zorgvuldige screening en gestructureerde onboarding van bieders en partners. Ook zijn duidelijke regels nodig over wanneer informatie wordt gedeeld en in welke volgorde, zodat er niets te vroeg naar buiten komt.

Verder verkleint training, zowel intern als extern, de kans op slordig gedrag. Actieve monitoring kan afwijkende toegangen snel signaleren voordat het problemen geeft. Tot slot vormen goed opgestelde NDA’s en contractuele afspraken een noodzakelijke juridische bescherming.

De technologische factor: wat je moet inzetten

Zelfs met discipline en goede processen kan een menselijke fout nooit volledig worden uitgesloten. Technologie speelt daarom een cruciale rol.

De juiste tools beveiligen niet alleen data, maar structureren ook toegang, monitoren activiteiten en maken samenwerking veiliger zonder het proces te vertragen. Joanna adviseert gecertificeerde enterprise-oplossingen te gebruiken: sterke encryptie, multi-factor authenticatie en naleving van erkende normen zoals ISO en SOC. Audittrails zorgen daarbij voor inzicht in wie informatie heeft geopend of aangepast.

Belangrijk is ook het principe van least privilege: geef gebruikers alleen de strikt noodzakelijke rechten, eventueel tijdelijk of met beperkingen zoals geen downloads.

Gebruiksgemak en snelheid van transacties

Even cruciaal: de tools moeten eenvoudig te gebruiken zijn. Hoe intuïtiever de veilige platformen, hoe minder jij of jouw team geneigd bent risicovolle shortcuts te nemen. SECUDO VDR van DealDone is met dat doel gebouwd: robuust genoeg voor zeer gevoelige processen, maar gebruiksvriendelijk genoeg om efficiënt te werken zonder extra risico.

Naast veiligheid en compliance merkt Joanna op: “Platforms zoals Dealsuite vergroten ons bereik naar kwaliteitsinvesteerders en versnellen het matchingproces. Dat versterkt de waarde van onze veilige transactietools. Door hun netwerk te combineren met ons SECUDO VDR versnellen we de dealflow zonder de vertrouwelijkheid op te offeren.”

Vertrouwelijkheid: strategische noodzaak en concurrentievoordeel

Vertrouwelijkheid in M&A is geen optionele veiligheidsmaatregel. Het is een strategische noodzaak die vertrouwen waarborgt, waarde beschermt en uitkomsten beïnvloedt. Wanneer er lekken zijn, verlies je geloofwaardigheid, onderhandelingskracht en soms de hele deal. Maar als vertrouwelijkheid vanaf het begin wordt ingepland, door de juiste adviseur begeleid en versterkt met veilige tools, dan wordt ze een concurrentievoordeel.

Zoals Joanna Dmitruk benadrukt: “Vertrouwelijkheid en veilige documentafhandeling zijn in moderne M&A niet optioneel. Ze zijn fundamenteel voor het behoud van waarde en reputatie. Bedrijven die robuuste technologie combineren met gedisciplineerde processen en betrouwbare adviseurs lopen minder risico en presteren beter.”

Voor meer informatie over hoe je vertrouwelijkheid beschermt in het M&A-proces, bezoek: www.dealdone.pl en www.secudosolutions.com